枣庄学院成人高等教育档案管理暂行规定

成人高等教育档案是成人高等教育发展的历史记录，是成人教育的宝贵财富。为加强成人高等教育档案的管理，更好地为成人高等教育事业发展服务，制订本规定。

一、档案管理人员职责

（一）档案管理人员要有高度的事业心，责任心，要努力学习《档案法》及《档案法实施办法》，学习档案管理知识及管理技术，严格档案管理制度，要坚持管理原则，忠于职守。

（二）认真做好各种教学、学籍管理文件的整理、归类、立档、编目、保管及服务工作，保证教学文件的齐全完整、维护档案的历史真迹，据实立档。

（三）要爱护每一份档案材料，经常查看其保管的程度，有无污损、虫叮鼠咬、雨淋等情况，注意防火、防盗、防散失。尤其是原始的原件更应加倍注意。

二、档案的分类

（一）教学档案的分类

1．上级机关下达的指令性、指导性文件、招生计划等。

2．综合性教学文件材料：各类请示、报告、通知、规章制度、办法、规定、条例、教学工作、各类统计表格等。

3．专业教学计划、教学大纲档案：包括成人教育处开设所有专业的教学计划、教学大纲的各种稿本，以及专业设置、课程安排情况；上级有关部门对上述专业的批准文本等。

4 .学期教学计划，教学大纲档案：成人教育处各专业、各年级的各种教学大纲和教学计划，以及它们的实施计划和措施；学年学期教学计划安排表；各科的计划学时，实开学时数，课程表，上课地点等。

5 .教师聘任档案：函授、夜大学历年聘任的所有任课教师的档案，以及各学期聘任教师情况登记表；聘任教师的审批表；教师授课的计划学时，实开学时，教学检查结果，教师考评记录等。

6 .学生成绩档案：每学期考试过后各科教师上交的学生成绩报告表；正常补考学生的成绩报告表；学生成绩登记卡；学生申请免修课程的审批表；毕业班学生综合成绩登记表等。

7 .考试档案：包括各学期期末考试计划安排；各种情况的补考安排；考场情况记录；各专业的各门课的 A 、 B两套试题及标准答案等。

8 .实验、实习档案：各专业所开设的实验、实习课程的计划安排，开出学时；任课教师，实验、实习教师签名的实验实习记录；典型的实验，实习报告等。

9 .毕业设计（论文）档案：各毕业班级的毕业设计（论文）计划安排表，分组名单；各指导教师向学生下发的毕业设计任务书；毕业论文写作纲要；设计（论文）进度检查记录；毕业答辩委员会构成名单；毕业答辩情况记录；典型的设计（论文）样本和图纸；及各指导教师写出的设计（论文）情况总结报告等。

10 .教材档案：每学期各专业使用的各种教材；教学参考书；实验指导书；教学进度表；自学指导书的样本等。

11.教学研究档案：本校及成人教育处每年进行关于成人教育方面的理论研究；教学、管理方法研究的论文、报告；经验交流材料；各种总结报告等。

12.毕业生调查档案：成人教育处进行历届的毕业生追踪调查的样表；调查的反馈情况统计；用人单位的评价意见；成人教育处写出的调查报告等。

（二）学籍档案的分类

1.招生档案：主要包括上级下达的有关招生文件；招生考试成绩及分数段统计；新生录取简明登记表；录取通知书存根；考生档案等。

2.新生入学档案：主要包括学员的学籍登记卡；新生报到注册情况统计表等。

3.学习成绩档案：主要包括学员的小测验、考试、补考、综合补考、作业、毕业论文、实验、实习等成绩；各门课程的分数段统计表等。

4.学籍变动情况档案：主要包括学员休学、转学、退学、复学的申请书及证书存根；向上级报批的学籍变动报告、批文及学员名单；按学籍管理规定取消学籍的学员名单等。

5.面授考勤档案：主要包括学员在面授期间填写的请假条；面授点名册；面授考勤情况统计表及对缺勤学员的处理意见等。

6.考场记录档案：主要包括学员在考试、补考及综合补考中的考场记录单；对违犯考场纪律学员的处理意见及市、地和企业单位教育行政部门对这部分学员的通报等。

7.奖惩档案：包括先进函授处（站）、先进工作者、优秀教师、优秀学员的典型材料、光荣册及表彰大会材料；对违犯成人教育管理制度或违犯国家政策、法令的学员的处分材料等。

8.毕业档案：主要包括学员在学习期间的成绩一览表：毕业生鉴定表；毕业生花名册；学员毕业、结业、肄业证书发放的签名存根等。

三、档案的管理

（一）档案的整理

1.平时积累的材料要及时加以整理。按照档案工作规范。对学籍管理活动中所形成的材料进行分类、取舍、将有密切联系的材料组合成卷。

2.立卷材料要做到真实、准确，书写工整清楚。禁止用铅笔、圆珠笔及复写纸眷写，要按照一定程序装订成册，并及时移交档案室，以便长久保存利用。

3.考试试卷一般保存一年，过期不予核查。

（二）档案的保管利用：

为使档案既得到充分利用，以保证其安全，在档案的管理方面应做到以下几点：

1.非档案管理人员，不经领导批准，不准开起档案橱，随意翻查档案。

2.档案要妥善保存，不得随意乱放。查阅完毕应及时放回原处，严防损坏，散失。

3.未经批准，任何人不得私自将档案携出档案室，不得拆卷、涂改、换赠等。若需复印档案材料，必须出示单位证明，经批准后方可复印。

4.档案一般不予外借。因特殊情况需借阅档案，要及时登记，归还时要当面检查并在登记簿上签名，以示负责。

5.档案管理人员离开档案室，必须锁好门，注意防火、防潮、防霉变，保证档案安全。

（三）立卷时间

每年 10 月份将已毕业年级的档案进行整理装订，10 月底移交档案室。

四、本规定由枣庄学院继续教育学院负责解释。

五、本规定自公布之日起执行。

2009年8月31日